Durante l’evento, disporre la sala meeting

Nella programmazione di un evento MICE riveste grande importanza la definizione della meeting room, sia a livello strutturale che funzionale (strumentazione tecnica, impianti audiovisivi, luci, etc…).
Ambienti modulari rappresentano un’ottima soluzione per la flessibilità che consentono in funzione di un numero di partecipanti variabile in un certo range.

Il layout ambientale deve permettere agli astanti la massima fruizione dell’evento, sia in termini di ascolto (per recepire perfettamente cosa dicono i relatori), visione (lavagne o schermi devono essere visibili da ogni posizione), comfort (si deve garantire una posizione comoda e un margine adeguato poter muoversi agevolmente), interazione (il canale comunicativo del partecipante deve essere sgombro da ostacoli).
Oltre all’ovvio monitoraggio delle condizioni microclimatiche della sala (temperatura, umidità, qualità dell’aria) il tutto si gioca sulla disposizione di tavoli, tavolini e sedie che contribuiscono a mettere a proprio agio le persone coinvolte.

Ecco le disposizioni più comuni:

  • Banchi scuola: fila di tavoli e sedie disposti verso il palco.
  • Teatro, detta anche “a platea”: fila di sedie (senza tavoli) disposte verso il palco. Idonea per presentazioni formali, conferenze ed eventi con molti relatori.
  • Banchetto: tavoli rotondi suddivisi nella sala.
  • Ferro da cavallo: diversi tavoli rettangolari disposti a U con spazio al centro. I partecipanti si siedono all’esterno, con visuale verso l’interno.
    Adatta per riunioni con piccoli e medi gruppi, per presentazioni o corsi di formazione.
  • Tavolo unico: un unico tavolo al centro della sala. I partecipanti si siedono all’esterno, guardandosi frontalmente.
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