Prenotazioni alberghiere, comprendere l’Allotment

Allotment (lotto) indica, in particolare in ambito alberghiero, quell’accordo commerciale in base al quale un’agenzia di viaggi o organizzazione eventi chiede ad un hotel di bloccare un determinato numero e tipologia di camere ad un prezzo fisso (opzione) per un determinato periodo.

In questo modo l’operatore può prenotare in blocco e in anticipo i servizi prescelti, distinguendoli anche per tipologia, prezzi, stagionalità e così via.
Generalmente, un accordo di allotment è concluso in relazione alla stagione turistica successiva, ma nulla vieta anticipi anche maggiori.

Nell’allotment senza garanzia, ovvero con opzione a “release” , le parti stabiliscono una data di scadenza, detta appunto “release”, entro la quale l’operatore deve comunicare al fornitore il numero di camere che intende confermare.
Scaduto il termine, i servizi “non confermati” tornano nella disponibilità del fornitore e l’operatore non è tenuto a pagare il relativo prezzo.

Il contratto garantito, detto anche “vuoto per pieno”, prevede invece che l’operatore paghi per intero il prezzo dei servizi riservati, a prescindere dall’effettiva conferma e dal loro utilizzo ovvero, se il contratto è solo parzialmente garantito, che paghi il prezzo dei servizi inutilizzati decurtato di una percentuale concordata corrispondente al risparmio di costi del fornitore.

Vediamo un esempio pratico:

L’agenzia X ha stipulato un contratto vuoto per pieno con l’albergo YYY per l’acquisto di 50 camere doppie per il periodo 01/06-30/10 al prezzo di 45€ per camera.
calcoliamo il costo sostenuto:
Capacita’ ricettiva = 50 camere x 122 giorni ( periodo dal 1/6 al 30/9) = 6.100
6.100 x €45,00 = 274.500,00 €
Costo sostenuto per acquistare le camere.

L’agenzia questa volta ha stipulato un contratto di allotment per l’acquisto di 50 camere doppie diritto di recesso riconosciuto entro il 15/07 al prezzo di 49,00 € per camera.
Capacita’ ricettiva = 50 camere x 122 giorni ( periodo dal 1/6 al 30/9) =6.100
6.100 x €49,00 = 298.900,00
€costo sostenuto per acquistare le camere

Il costo è maggiore rispetto al contratto vuoto per pieno perché si ha la possibilità di recedere dal contratto entro una certa data.
L’agenzia pagherà solo le camere effettivamente vendute, sostenendo un costo totale inferiore rispetto a quello previsto dal contratto vuoto per pieno.

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Ipotizziamo ora che le camere vendute (capacita’ effettiva) siano 5000.
Analizziamo le conseguenze nel caso di contratto vuoto per pieno e nel caso di allotment.

Soluzione
Caso vuoto per pieno: capacita’ ricettiva 6.100 – capacità effettiva 5.000 = 1.100 camere invendute ma gia’ pagate dall’agenzia.

L’agenzia sopporterà un costo dell’invenduto pari a: 1.100 x 45,00 €= 49.500 €

Caso di allotment: l’agenzia ha fatto valere il diritto di recesso entro il 15/07 quindi non ha nessun costo dell’invenduto. il suo costo e’ pari alle camere effettive vendute 5000 x 49,00 €= 245.000 €

Fonte: www.4clegal.com

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